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浅析物业管理的前期介入

发布日期:2015-10-24 11:22 来源:http://www.nmgxjy.cn 点击:

物业管理前期介入”的思想是1998年山上海万科物业率先提出的。所谓物业管理前期介入是指物业管理的前期介入是指物业管理企业在接管物业之前,就参与物业的规划设计和建设的过程。从业主(使用人)及物业管理的角度,提出一些合理化建议,以使开发出的物业最大限度地满足业主的需求和物业管理的需要。
      我国的物业管理虽然经历了20多年的风雨历程,然而仍然在实践、探索和完善、提高之中,因为物业管理涉及的面非常广泛,时效性长。从前期介入、入伙后的管理至一个物业建筑生命周期终结的善后处理。几十年分秒不停地运作,是一个非常繁复的系统工程。时至今日,物业管理的作用和地位已被社会和人们普遍接受和认识,但作为物业管理不可分割的前期介入工作至今仍未被引起足够的重视,其重要性绝大部分仅停留在教科书中或是形式上被部分采用。物业管理不应舍缺前期介入阶段的工作,要搞好物业管理从完整的意义上说,必须从前期介入抓起。

 一、物业管理的前期介入有助于杜绝前期设计施工阶段留下隐患
       规划设计是决定今后物业管理能够提供高效、精简而优质的服务的关键。由于规划设计人员往往依据技术标准及从建筑规划角度进行设计,对于管理的要求考虑不足,这时就需要管理人员从便于今后管理、降低管理成本的角度去提供意见,由设计人员根据意见综合考虑后加以实施,从而在项目的源头为管理创造条件。管理公司在本阶段可以根据发展商的投资预算、物业档次等前提条件,从整体环境设计、封闭管理、硬件设施设备配备及安装位置、娱乐服务的原则来提出建议甚至要求。物业的设计人员不是专业的物业管理者,其在制定设计方案时,不可能将后期的物业管理中可能出现的问题考虑周到。同时由于设计阶段与物业的建成存在较长间隔,建筑技术以及人们生活水平的提高都可能是涉及方案落伍。物业管理者作为物业的维护者,在长期的实际工作中对物业可能出现的种种问题了解比较清楚,尤其提出必要的建议,即可避免因设计失误而给物业管理带来的麻烦。同时在施工过程中,虽然工程监理人员对物业进行了监督,但由于各种主观因素的影响会使其做出一些不恰当的抉择或更可能在无关大局的可松可紧的问题上放弃原则。物业管理单位则不同,因为其不得不在日后继续与此物业打交道,在关系到切身利益的条件下,它可能比工程监理人员的要求更为严格,工作更为细致、周密。

 二、物业前期介入管理可以为业主把好验收关
      房地产开发经过多年的发展,从以生产为龙头的建设阶段,以卖房为龙头的销售阶段,已经发展到现代房地产开发的营销为龙头导向的阶段。物业管理公司的职能和业主服务要求也相应发生了变化,不再停留在物业管理公司只要搞好后期管理服务上,还要求借助物业管理熟悉掌握房屋和设备使用管理的专业优势,前期介入管理开发阶段,共同参与物业的规划。设计、施工、验收等工作,保证物业建设的设计合理和质量良好。
     作为业主的管家从物业前期介入管理开始为维护业主口业主与发展商共同的利益,拟定物业管理公约,清楚界定发展商、小业主及物业管理公司三者之间的权利与义务,建立完善的物业管理档案系统,拟定各项安全管理制度和各种紧急情况处理程序,在入伙前了解各工程及设备情况,参与施工管理和设备调试工作。物业管理公司在接管物业前为维护全体业主(使用人)的利益以及自身的合法权益,并先于业主入住(使用)之前进行,从确保物业的正常使用功能和管理基础出发,代表业主对即将交付使用的物业的质量、管理资料、配套设施等进行的综合性管理。前期介入管理的合格也是物业可以交付使用和交付管理的前提要件之一。

三、业管理的前期介入可以为物业管理单位节省后期费用
      虽然物业管理的前期介入需要垫付一定费用,但它却为以后物业管理工作的开展提供了极大的方便,并可节约大量的开支。例如一些小区山于施工问题造成物业投入使用后出现下水道堵塞,如果物业管理单位维持现状,则不得不每日疲于四处疏通管理,稍有迟缓,还可能被业主质责,严重影响自身形象。如果对其进行大修,物业管理单位势必要出面与业主协商研究方案,招聘工程队,更要从业主手中“讨取”经费,同时施工过程中的封路、停水又会给居民正常生活带来极大的不便。这些对物业管理单位带来的费用支出都会很大。由此看来,物业管理的前期介入实际上是在为以后的物业管理和消费者节省开支。

四、管理的前期介入可为房地产公司积累无形资产
      众所周知,现在房地产企业许多都是昙花一现,这并非是企业经营  者眼光不够远,员工不够努力,而是该企业在初期有着惊人的业绩,而在经营一二个楼盘之后,却再也无法使客户再对其产品投资了。原因就是这些企业不能够重视本身形象的积累,对于无形资产不够重视,特  别是对于楼盘销售后的物业公司的选择。有的是房地产公司自己组建的  物业公司直接接管,但是却把大量的精力放在下一楼盘的开发户售上,对于已卖出的楼盘不闻不问,造成居民对物业公司满意度不高,连带对该房地产公司也失去了信心;有的则是干脆直接招聘物业公司,但是对所招聘的物业公司资质、规模等情况一无所知,像是烫手的山芋一样将卖出的楼盘抛给物业公司。其后果就是造成客户对其评价大大降低,直接导致房地产公司销售额下降,最后公司无法经营而倒闭。

五、物业管理的前期介入有助于物业管理单位的顺利接管物业
      物业管理的前期介入阶段是物业管理单位熟悉物业实际情况的过程。山于其参与了物业的设计规划阶段,可以对物业的总体规划布局。结构以及管线安排做到心中有数。由于其对工程的质量进行了监督,对物业日后可能出现的种种隐患了如指掌,在工作中就可以做到有的放矢。同时其又可以有充裕的时间进行物业管理方案的设计、人员的安排,为管理物业打下良好的基础。亦可在收集的各种图纸等原始资料的基础上建立起完善的档案文件系统,减轻日后的管理难度。
      物业的前期介入管理是后期物业管理的一项基础性工作,“物业管理从图纸开始”其核心是把物业管理的思想注入到物业的规划、设计、施工进程中,使物业尽量满足业主的要求。物业管理企业通过前期介入管理对物业的土建结构、管线走向、设施建设、设备安装等情况了如指掌,便于在后期管理中做好物业及其附属设施的维修养护工作。由于已对所管物业有了全面了解,就为竣工验收、接管验收打下了基础。同时,通过前期介入管理可以提出许多设计和施工方面存在的问题和解决的办法,从而大大减少物业管理工作中物业的返修工作量。前期介入管理完善的记录和相应的证据在未来的隐患发生时,对分清物业管理与建设、施工、安装单位的责任非常有利。是确保物业的使用质量,为日后漫长的物业管理奠定基础的极为重要的物业管理工作。

六、物业的前期介入管理是社区服务持续发展的保证
      物业管理企业对社区实行社会化、专业化和一体化的管理之后,物业管理企业一方面成了多个产权单位、产权人的总管家。另一方面也为政府各管理职能部门找到了一个社会总代管。物业管理企业为提高自身的管理服务水平,势必不断满足住、用户日益增长的文化需求。物业管理以人为本的全方位的服务和邻里相亲为宗旨的社区文化建设相辅相成。是以社区文明氛围的塑造、社会生活服务项目的展开以及社区意识的培养,来实现“拥有一个居住安定放心、环境优美舒心、牛活方便称心、文化娱乐欢心”的生活家园的目标。
       社区服务建设与发展是衡量社会生存质量和整个城市文明程度的一个重要指标。而物业管理是一项以各类房屋和公建配套设施的使用、维修。养护为核心的专业管理,是围绕“人的居住”而实施的管理,即是以人为中心开展活动,为人的生存、发展、享受提供各种方便。物业前期介入管理尤其是对社区文化项目和社区配套设施建设的专业意见,保障了社区中活服务项目的开展。同时不断完善社区服务功能,物业管理全方位、多层次的管理体系要求我们认真分析不同的消费观,从而引导出不同的消费趋向,最终使物业服务、管理赢得主动,为社区服务发展开辟广阔的空间。
      物业的前期介入管理可以提前熟悉所安装的设备设施,并进行很好的保护,确保入住开始即为业主提供良好的物业管理服务。没有前期介入的楼盘,往往会有一些设备设施在接管时会有不全或破损现象,给物业管理服务工作带来了极大不利。
      提前介入磨练了物业管理队伍,入伙后能顺利、及时、成熟地为业主提供优质的服务。入伙时才组建物业管理队伍,往往会造成仓促上阵,难免在初期的管理中导致不应有的失误,给业主留下不好的印象。而提前介入,就有了充足的时间去招聘、培训、锻炼物业管理队伍。

七、做好前期介入工作应处理好的几个关系
       物业管理的前期介入不仅仅是重要,而且是非常必要的。从过去的经验和教训、从消费者,物业公司、开发建设单位以至社会利益的角度来看都是如此。做好前期介入工作应处理好以下几个关系。

1.明确介入角色和盯着主要环节。前期介入工作主要有:初期介入、中期介入、后期介入、接管验收四部分组成。
      初期介入要当好顾问。所谓初期介入是指在物业的规划设计阶段,物业公司派出专业工程师参与项目规划设计,使设计既符合国家的规范要求,又照顾了使用者日后的实际需要。这一阶段的主要工作内容有①审阅设计方案图纸,提出有关结构布局和各项功能等方面的建议,以达到完善功能、降低造价、保证质量的作用。②审阅设备及容量的配置,考虑日后的实际使用需要以及发展期间分段控制,节约运行成本,减少浪费。③提出日后管理和维修的建议和要求。④提出设计中遗漏的工程项目和内容,如室外安装广告牌。霓虹灯、灯光工程、需要预留管线和接口等。
      中期介入要加强监理。中期介入是指物业的土建结构接近封顶,工程进入设备安装阶段,物业公司增派一线的技术人员进入现场了解熟悉各种管线的铺设及走向,对工程质量进行监督检查,并对修改的工程做好记录。每一个发展商在物业的建设过程中,对其规划设计和施工难有不作改动和一成不变的。因此物业公司的介入对日后的设备维修、养护作用甚大,避免以后设备设施出现故障时束手无策,造成损失和影响。
      后期介入要准备接管。所谓后期介入是指物业建设工程基本结束,工程开始竣工、验收、移交、准备入伙,物业公司全面介入,开始履行“管理”职责。物业管理由辅助阶段进入实际操作阶段。此时物业公司将全面启动,组织机构的建立,人员的招聘与培训,各种管理制度的制订。根据物业的规模和档次,以及发展商和物业使用人的意愿和要求,在初、中期介入中取得的经验,制订出一个切合实际的物业管理方案,为接管物业做充分准备。
      接管验收,认真负责。接管验收是指物业公司接受房地产发展商或业主委托管理的新建物业时,从物业主体结构安全和满足使用功能:符合建设和使用文件要求为内容的再检验,物业经过竣工验收后,从施工承建单位移交给建设单位,物业公司以业主、使用人、物业管理的角度经过再次综合检验合格后开始接管物业。物业的接管验收是直接关系到今后管理工作是否能顺利开展的重要环节之一,所以必须高度重视、认真负责。每个部位、每项内容的检验都应作好记录。对一些需返修的工程要求开发商落实整改的时间,并且认真做好产权资料、技术资料的接收工作。接管物业后必须准备入伙前的各项工作、各种设备的试运行、物业的清洁、环境的美化、营造良好的气氛,让一个经过几年建设的物业以完美、清新治人的良好形象迎接新主人,为业主和使用人提供尽可能完善的服务和指引。入伙初期,用户对周围的情况未免生疏,工作上、生活上、精神上都有一个适应的过程,因此,物业公司可根据这方面的情况多做一些疏导工作,体现物业公司的专业精神,以取得用户的理解和树立公司的形象。

2.投资单位重视和物管队伍建设。物业建设单位的重视是做好前期介入的基础。物业的建设是以发展商作为承载体,前期的介入工作从引入、组织、实施、协调、支付费用等,发展商起着主导作用。该项工作是否实施和有效,发展商的重视程度是关键因素。物业管理人员应以高度的责任感,选派富有经验和责任心强的专业人员参与前期工作。现代的城市规划设计和建筑施工都具有较高的水平。物业管理公司应从多年的物业管理实践,以及在广泛收集业主意见的基础上,对新建物业提出更适合市场和消费者要求的建议。按照各工程阶段的进展合理配置人力和物力,初期以专业工程师为主,中期逐步加入一线技术人中,后期组成一支骨于队伍,而避免一开始就盲目派出过多的人员,增加成本。物业的建设少则一年,多则四五年或更长,因此根据项目的建设进度适时做好计划和工作安排就显得更加重要。

3.当前物管利益和长远物管发展。向发展商提出质量要求和各种设施设备的配置、结构布局和房型、市场定位等方面的建议。有的发展商只顾及目前市场情况,不考虑社会发展变化、消费者需求变化等因素,当物业经过几年的建设后,已面临滞后于市场的严重后果,因此物业公司站在消费者的立场上,以能满足发展要求为前提而提出有前瞻性的建议。

4.完成物业接管和开展物业营销。在中后期要协助发展商做好物业销售、出租的推广营销工作。由于物业管理的前期介入,对建筑的质量和工程情况比较了解和熟悉,站在业主和使用者的立场上亦可以为发展商以不同的角度起到宣传推广的作用。在房地产开发经营企业中有许多企业经受了质量控制不严而带来的影响和损失,开始意识到早期引入物业管理的重要,加强把关的力度。如沿海物业集团在“聚龙大厦”的建设初期就引入了物业管理的前期介入,明文规定项目的建设“设计决策小组”必须有物业公司的专业人士参加,并制定了一套严格、有效的工作准则,并赋予物业公司一定的权力,如施工款项的签字权。工程质量的否决权、修改工程方案的建议权等,使物业的规划设计、市场定位、施工质量都达到较高的标准,促进了房产的销售,创造了良好的业绩。

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